Qu'est-ce qu'une charge locative ? 

Les charges locatives, aussi appelées charges récupérables, sont des frais engagés par le propriétaire pour le compte du locataire. Elles couvrent l’entretien du logement et de l’immeuble, ainsi que certains services indispensables à l’occupation du bien.    

Ces charges doivent répondre à une règle simple : elles doivent bénéficier directement au locataire. C'est la loi qui fixe la liste exacte des charges récupérables via le décret n°87-713 du 26 août 1987. Toutes dépenses qui n'y figurent pas restent à la charge du propriétaire.  

À noter : pour les logements sociaux (HLM), c’est un arrêté spécifique qui précise les dépenses récupérables (arrêté du 26 novembre 2007). 

Quelles charges peuvent être récupérées par le propriétaire ? 

Derrière la notion de charges locatives se cachent trois grandes catégories de dépenses. 

Les services liés au logement 

Ce sont toutes les dépenses qui améliorent directement le confort d’occupation du locataire comme l’électricité des parties communes, le fonctionnement et entretien des ascenseurs, le nettoyage des halls d'entrée ou encore salaires des concierges et gardiens… En effet, le locataire prend en charge 75 % de son salaire si le gardien assure à la fois le nettoyage des parties communes et la sortie des poubelles. À défaut, ce taux est réduit à 40 %. 

L'entretien courant et les menues réparations 

Le locataire participe également à l’entretien courant du bâtiment :   

• Entretien des jardins,  
• Maintenance des espaces communs,   
• Remplacement des ampoules   
• Réparation des vide-ordures font partie des frais récupérables.  

Là encore, seule la petite maintenance est concernée. Les travaux de grande ampleur ; comme la réfection d'une toiture ; restent à la charge du propriétaire. 

Les taxes locatives 

Certaines taxes, directement liées à l'usage du logement, peuvent être récupérées par le bailleur. C'est le cas notamment de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ou de la redevance d’assainissement.   

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TOM) est incluse dans la taxe foncière du propriétaire bailleur. Son montant peut être intégré aux provisions sur charges mensuelles, ou faire l'objet d'une demande distincte une fois par an, lors de la réception de l'avis de taxe foncière, généralement au cours du dernier trimestre. 

Les charges locatives selon le type de logement 

La nature du bien loué influence également les charges récupérables, à savoir :  

• En copropriété : le propriétaire récupère la quote-part de charges correspondant aux services utilisés par le locataire (ascenseur, espaces verts, etc.), mais reste responsable des frais de syndic et gros travaux.  
• En monopropriété : le propriétaire unique doit répartir les charges de manière équitable entre les locataires, généralement au prorata des surfaces occupées.  
• En maison individuelle : les charges récupérables sont limitées aux prestations bénéficiant directement au locataire, comme la taxe d’ordures ménagères ou certains entretiens extérieurs. Généralement les charges locatives sont inscrites dans le bail d’habitation.

Entretien courant et réparations : les obligations du locataire 

Au-delà des charges récupérables, le locataire doit assurer l’entretien courant du logement qu’il occupe, selon le décret n°87-712 du 26 août 1987.  

Les réparations locatives impliquent entre autres :   

• De maintenir en bon état les équipements privatifs : chaudière individuelle, robinetterie, volets roulants…  
• De remplacer les éléments d'usure courante : joints, poignées de porte, ampoules…  
• De nettoyer et d'assurer la petite maintenance des installations : débouchage de canalisations, nettoyage des grilles d'aération.  

En revanche, dès qu'il s'agit de travaux lourds ou de remises aux normes, le coût incombe au propriétaire. 

Comment calculés les charges locatives ? 

Deux systèmes coexistent, selon la nature du bail. 

Provision sur charges : le fonctionnement classique 

En location vide, et souvent en location meublée également, les charges sont payées sous forme de provisions.  

Concrètement, chaque mois, le locataire verse une avance sur les charges. Cette provision est fixée en fonction :  

•  Des dépenses réelles de l’année précédente,   
•  Ou du budget prévisionnel voté par la copropriété. 

Chaque année, le propriétaire doit procéder à une régularisation de charges en comparant les provisions versées aux dépenses réelles. 

Forfait de charges : un système plus simple 

En location meublée et obligatoire avec un bail mobilité, le propriétaire peut appliquer des charges forfaitaires. Bien que ce système soit plus simple à gérer, il implique de respecter les règles suivantes :   

• Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail.  
• Il doit être raisonnable et correspondre aux charges effectivement supportées par le précédent locataire ou au budget prévisionnel du logement.  
• Il couvre l'ensemble des charges récupérables (eau, chauffage collectif, taxe d'ordures ménagères…).  
• Il n'y a pas de régularisation annuelle possible, sauf en cas de révision prévue contractuellement en même temps que le loyer.  

Attention : même avec un forfait, il est interdit de réclamer un complément ultérieur, même si les charges réelles explosent. 

Régularisation annuelle des charges : quelles sont les obligations du bailleur ? 

Chaque année, le propriétaire doit adresser au locataire :  

• Un décompte détaillé des charges par catégorie (eau, chauffage, électricité, entretien…),  
• Une explication sur la répartition des charges collectives,  
• Une note sur la consommation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire (si les équipements de l’immeuble le permettent).  

Il doit conserver toutes les pièces justificatives et les tenir à la disposition du locataire pendant six mois. 

Exemple de régularisation de charges locatives  

Vous versez chaque mois une provision pour charges de 50 € soit 600 € par an. À la fin de l'année, le propriétaire procède à la régularisation en comparant les sommes provisionnées avec les dépenses réelles engagées pour le logement. Il apparait que les dépenses réelles sont de 680 €.    

Vous devez donc 80 € au propriétaire. À noter qu’il peut ajuster le montant de la provision mensuelle pour l'année suivante afin de mieux coller aux dépenses réelles.     

À l'inverse, si les dépenses avaient été inférieures aux provisions versées (par exemple, 540 € de charges réelles au lieu de 600 € provisionnées), le propriétaire aurait dû vous rembourser 60 €.

Que se passe-t-il en cas de départ du locataire avant régularisation ? 

Quand un locataire quitte les lieux avant la clôture annuelle des comptes de la copropriété, le propriétaire ne peut pas régulariser immédiatement toutes les charges.  

En revanche, Il peut :  

• Conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie,  
• Régulariser après l’arrêté définitif des comptes,  
• Restituer ou réclamer le solde dans un délai d’un mois suivant l’approbation définitive des charges.  

Ce mécanisme permet d’éviter que le propriétaire ne supporte seul des consommations dues par l’ancien locataire. 

Régularisation tardive : quels délais pour agir ? 

Le propriétaire dispose de trois ans pour réclamer au locataire un arriéré de charges ou de loyers. Le même délai s'applique si le locataire souhaite se faire rembourser un trop-perçu.  

Cependant, si la régularisation intervient plus d'un an après l'exigibilité des charges, le locataire est en droit d'exiger un paiement étalé sur 12 mois. Il doit en faire la demande par lettre recommandée avec accusé de réception.   

Le juge peut également refuser un rappel tardif s’il considère qu’il est brutal, déloyal, ou consécutif à une faute du propriétaire. Par exemple, en cas de demande ignorée par le bailleur. 

Que faire en cas de grosse régularisation ? 

Si la régularisation de charges se traduit par un montant élevé à payer :  

• Le locataire peut solliciter des délais de paiement ;  
• Le propriétaire peut proposer un échelonnement ;  
• En cas de blocage, un conciliateur de justice peut être saisi gratuitement pour trouver une solution amiable. 

Que faire en cas de contestation ? 

Le locataire a plusieurs moyens d’action s’il estime que la régularisation n’est pas conforme :  

• Demander les justificatifs ;  
• Contester par courrier recommandé en expliquant ses objections ;  
• Saisir un conciliateur de justice ;  
• En dernier recours, saisir le juge pour faire annuler une régularisation abusive. 

Nos conseils pour bien gérer vos charges locatives 

Comprendre les charges locatives, c’est essentiel pour éviter les mauvaises surprises en cours ou en fin de bail. Voici quelques conseils pour éviter les mauvaises surprises :   

• Relisez attentivement votre bail : assurez-vous de savoir si vous êtes au régime de provision sur charges ou de forfait, et vérifiez que les charges annoncées correspondent bien à la liste légale des charges récupérables.  
• Demandez les justificatifs si nécessaire : lors de la régularisation annuelle, vous êtes en droit de consulter les factures et documents qui justifient les sommes réclamées.  
• Anticipez la régularisation : si votre bail prévoit des provisions, surveillez régulièrement vos consommations d'eau ou de chauffage pour éviter un écart important en fin d’année.  
• N'hésitez pas à contester en cas de doute : une demande de charges doit toujours être justifiée. Si vous constatez une anomalie, privilégiez d'abord un échange amiable avec votre propriétaire avant d’engager une procédure.   
• En cas de départ, rappelez-vous que le propriétaire peut conserver une partie du dépôt de garantie en attendant la régularisation définitive des charges.  

En restant attentif et bien informé, vous pourrez mieux contrôler vos dépenses et éviter les désagréments au cours de votre location.